Cuộc họp thông thường
Giới thiệu
Cuộc họp được tạo ra bất kỳ khi nào bạn có nhu cầu họp, là cuộc họp thông thường tuy nhiên vẫn đảm bảo cấu trúc họp có chủ đề, trọng tâm thảo luận, giải pháp và hành động giải quyết triệt để vấn đề.
Hướng dẫn
Tạo cuộc họp
Mục đích của cuộc họp này là gì?: Chọn loại cuộc họp là Cuộc họp thông thường
Cuộc họp này của đơn vị nào?: Chọn đơn vị tổ chức cuộc họp
Chủ đề của cuộc họp này là gì?: Nêu chủ đề và mô tả chi tiết cuộc họp. Lưu ý tạo chủ đề có liên quan hoặc thúc đẩy hoàn thành mục tiêu.
Thời gian diễn ra: Chọn ngày và giờ, có thể tạo cuộc họp để dùng sau hoặc dùng ngay
Hình thức:
Trực tiếp: Chọn phòng họp
Trực tiếp: Điền vào link cuộc họp
Thành phần cuộc họp:
Chủ trì cuộc họp: Là người điều phối cuộc họp, nhắc mọi người tham gia họp đúng giờ, thảo luận đúng trọng tâm và đủ nội dung từng phần.
Thư ký cuộc họp: Là người ghi chú lại thông tin. Lắng nghe tất cả các vấn đề, giải pháp và đề xuất hành động,... của mọi người và nhập dữ liệu lên phần mềm.
Thành phần tham dự: Tất cả những người có liên quan đến chủ đề thảo luận
Khách mời: Người không bắt buộc tham gia, đóng vai trò là người quan sát, có thể là OKR Master hoặc trợ lý CEO nếu cần nắm thông tin cuộc họp và báo cáo.
Xem Hướng dẫn các bước họp hiệu quả để chuẩn bị tốt trước khi cuộc họp bắt đầu
Bấm Tạo để lưu thông tin cuộc họp
Chuẩn bị trước khi họp
Thời gian: Thống nhất thời gian hợp lý để cuộc họp diễn ra đúng giờ và đảm bảo đúng thời gian quy định. Thành phần tham dự sắp xếp lịch cá nhân để tham gia, nếu trùng lịch cần báo với người chủ trì hoặc thư ký điều chỉnh cho phù hợp.
Tài liệu: Các số liệu, tài liệu liên quan để chủ đề họp để khi họp có dẫn chứng minh bạch, thuyết phục hơn.
Vấn đề thảo luận: Khi cuộc họp được tạo, bám sát chủ đề và chuẩn bị sẵn các vấn đề cần thảo luận.
Đề xuất giải pháp: Mỗi thành phần tham gia đều có quyền nêu ý kiến, quan điểm, giải pháp để giải quyết vấn đề, cần chuẩn bị trước để tránh kéo dài thời gian họp.
Bắt đầu cuộc họp
Bấm Bắt đầu cuộc họp khi các thành viên đã online đủ và đúng giờ
Để làm rõ hơn các vấn đề, bạn có thể tạo nhóm vấn đề bằng cách bấm vào Thêm nút thảo luận nhóm
Nêu các vấn đề đã chuẩn bị bằng cách bấm vào Thêm thảo luận trọng tâm: Thư ký lắng nghe và Tạo thảo luận trọng tâm, ghi lại các vấn đề
Bạn muốn thảo luận vấn đề gì?: Nêu ngắn gọn các vấn đề
Mô tả: chi tiết vấn đề bạn muốn thảo luận
Mục tiêu O/KR/KPI liên quan?: Gắn mục tiêu có liên quan đến chủ đề để đảm bảo không đi giải quyết lệch hướng
Bấm Lưu để tạo thảo luận
Vấn đề đã được tạo, trạng thái là Đang thảo luận, các thành viên có thể nêu ý kiến bằng cách bấm vào nút bình luận. Đồng thời có thể Thêm hành động cụ thể cho mỗi thành viên liên quan để theo dõi thực hiện.
Bấm vào nút thêm hành động:
Hành động của bạn là gì?: Nêu hành động cụ thể của bạn là gì
Hành động này có đóng góp cho KR/KPI nào không
Chọn Ai là người chịu trách nhiệm hành động
Những ai sẽ hợp tác thực hiện hành động này?: Nếu bạn không có chuyên môn về lĩnh vực hoặc không tự thực hiện được hay đề xuất cùng hợp tác
Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho hành động
Mức độ ưu tiên: Chọn mức độ để tập trung giải quyết những việc ưu tiên cao trước
Bấm Tạo hành động để lưu thông tin
Ghi chú cuộc họp: Thư ký ghi lại những kết luận, lưu ý chung của cuộc họp, ai cũng có thể thấy nội dung này sau khi cuộc họp kết thúc.
Bấm Lưu sau khi hoàn tất ghi chú
Ghi chú cá nhân: Mỗi cá nhân tham gia họp đều có ghi chú riêng cho mình, phần ghi chú này chỉ cá nhân người sở hữu xem được.
Kết thúc cuộc họp
Sau khi các vấn đề đã được nêu và có hành động cụ thể cho từng giải pháp, các lưu ý đã được ghi chú, người điều phối hoặc thư ký bấm Kết thúc cuộc họp.
Toàn bộ thông tin cuộc họp đã được Thư ký ghi lại như một Biên bản cuộc họp gửi ra cho các thành viên, có hành động cụ thể phân vào tính năng Theo dõi để đảm bảo nhân viên và quản lý xem tiến độ và thực hiện.
Last updated
