Hiệu suất chính KPI

Giới thiệu

Hiệu suất chính (KPI - Key Performance Indicators) hay Chỉ số đo lường sức khỏe của tổ chức, là thước đo định lượng được sử dụng để theo dõi, đánh giá và quản lý hiệu quả các hoạt động cụ thể của tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân trong việc đạt mục tiêu đề ra.

Hướng dẫn

Tạo một KPI

Để thực hiện, Mục tiêu của tôi -> Tạo KPI, màn hình tạo KPI sẽ hiện ra, bạn nhập các thông tin:

1. Cấp mục tiêu:

   Cấp Công ty dành cho Ban Giám đốc Công ty, Cấp Phòng ban/ Nhóm dành cho các Quản lý Đơn vị, và Cá nhân dành cho cho các thành viên trong tổ chức.

2. Ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện?

   Bạn cần xác định cá nhân sở hữu KPI này ở Đơn vị nào, sau đó bạn chọn cá nhân đó để sở hữu. (Do một Cá nhân có thể có nhiều vai trò ở những Đơn vị khác nhau trong một tổ chức, vì vậy phải chọn đúng cá nhân thuộc đơn vị nào).

3. Mục tiêu mà bạn muốn đạt được là gì?

   Đây là mục tiêu KPI của bạn mà bạn cần đạt được. Khi viết nội dung của KPI, bạn có thể kiểm tra này theo cấu trúc SMART mà chúng tôi cung cấp.

Điểm sẽ được tính khi bạn nhập vào ô này có tổng số ký tự ở trong khoảng 70-120 ký tự.

1. Tại sao bạn muốn đề xuất thực hiện mục tiêu này?

   Bạn nêu lý do hoặc mục tiêu bạn tạo ra mục tiêu này.

1. Kết quả KPI và Đo lường Kết quả

• Trường hợp đây là KPI có các chỉ tiêu được thiết lập riêng (Không theo Bảng kế hoạch KPI) thì sẽ thiết lập đo lường theo mục tiêu của bạn. Bạn chọn theo các hình thức đo lường dưới đây.

Các loại đo lường bạn tham khảo ở Loại kết quả đo lường

• Trường hợp KPI có các chỉ tiêu theo bảng kế hoạch KPI, chọn vào ô Đây là chỉ tiêu theo kế hoạch, sau đó, bạn sẽ lựa chọn chỉ tiêu theo bảng kế hoạch KPI bạn đã thiết lập từ trước.

• Chọn Bảng kế hoạch KPI của bạn. Ví dụ: Mức độ hài lòng của Khách hàng năm 2025.

Bảng kế hoạch đã được chọn

Trường hợp bạn không thấy bảng kế hoạch, bạn cần phải chọn Mục tiêu này được thực hiện trong chu kỳ nào? ở bước 6 trước khi bạn chọn bảng kế hoạch KPI.

1. Chọn khoảng thời gian thực hiện.

Chọn thời gian thực hiện KPI

Nếu bạn chọn các chỉ tiêu từ Bảng kế hoạch KPI thì khoảng thời gian sẽ được tính tròn theo tháng, tương ứng với các chỉ tiêu trong các tháng đã thiết lập trong Bảng kế hoạch KPI.

Điểm sẽ được tính khi chọn được khoảng thời gian thực hiện.

1. Căn chỉnh mục tiêu

• KPI này góp phần thúc đẩy cho Mục tiêu/ Kết quả chính hoặc KPI nào?

  Đây là mục tiêu mà KPI sẽ đóng góp cho nó. Bạn cũng có thể chọn mục tiêu này đóng góp cho mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Điểm sẽ được tính khi chọn được Mục tiêu mà mục tiêu này đóng góp.

• KPI hỗ trợ.

  Đây là KPI con của Cá nhân người sở hữu mục tiêu. KPI này chỉ có thể đóng góp cho KR/ KPI của chính người này sở hữu.

• Tính toán tiến độ cho Mục tiêu đóng góp.

  Tùy chọn này khi bạn chọn thì Kết quả tiến độ của KPI này sẽ dùng làm kết quả tính toán tiến độ cho KR/ KPI mà nó đóng góp.

• Những ai sẽ hợp tác thực hiện mục tiêu này.

  Đây là một hình thức hợp tác cùng sở hữu để thực hiện mục tiêu mới này.

1. Mục tiêu riêng tư

   1. Mặc định KPI được tạo mới đều là Công khai, mọi thành viên trong tổ chức đều thấy được KPI này.

   2. Trường hợp đây là KPI Riêng tư, chỉ bạn và Quản lý trực tiếp, Quản lý Đơn vị thấy được được KPI này, hãy chọn mục Riêng tư.

1. Bạn sẽ đo lường kết quả chính này bằng phương pháp nào?

   Đây là Công thức để bạn đo lường KPI trong thực tế. Ngoài việc giúp bạn xác định rõ công thức bạn sẽ đo lường tiến độ của mục tiêu, mục này cũng giúp bạn thiết lập mục tiêu đảm bảo chất lượng theo SMART.

Điểm tế sẽ được tính khi bạn nhập vào ô này.

1. Bạn tự tin có thể đạt mục tiêu này không?

   Đây cũng là câu hỏi để xác định mức độ tự tin của bạn khi thực hiện mục tiêu này sau khi thiết lập. Khi chọn vào mục này.

Nhập phương pháp đo lường kết quả của KPI

Điểm sẽ được tính khi bạn nhập vào ô này.

1. Bấm nút Tạo KPI để lưu thông tin của KPI vừa thêm.

Điểm chất lượng KPI

Khi KPI được thiết lập đầy đủ thì điểm chất lượng sẽ đạt 100%, với tiện ích này giúp bạn thiết lập mục tiêu rõ ràng, cụ thể hơn, giúp mọi người trong tổ chức đều hiểu và bản thân bạn sẽ biết rõ mục tiêu mình cần đạt là gì.

Điểm chất lượng KPI

Trạng thái KPI

Sau khi bạn thiết lập xong KPI, bạn thực hiện chuyển trạng thái của KPI từ Kế hoạch sang trạng thái Sẵn sàng, khi đó Quản lý trực tiếp cũng như các thành viên trong tổ chức có thể thấy mục tiêu này sẽ thấy được KPI này.

Khi trạng thái KPI là Sẵn sàng cũng sẽ báo cho các thành viên khác biết KPI của bạn đã được chốt và các mục tiêu hợp tác, đóng góp khác cho nó sẽ bắt đầu được thực hiện.

Để thay đổi, thực hiện: chọn KPI bạn muốn đổi trạng thái -> Chọn nút 3 chấm -> ChọnXem chi tiết -> Chọn nút mũi tên xuống (▼) -> Chọn Sẵn sàng -> Hoàn thành.

Khi KPI đang ở trạng thái Sẵn sàng, bạn không thể chỉnh sửa. Để sửa KPI, bạn cần phải thay đổi trạng thái của KPI từ Sẵn sàng sang trạng thái Kế hoạch.

Sửa KPI

Thực hiện, chọn Hiệu suất chính cần chỉnh sửa -> Chọn nút 3 chấm -> Chọn Chỉnh sửa ->

Sau khi sửa thông tin xong -> chọn nút Chỉnh sửa để lưu lại thông tin đã sửa.

Xóa KPI

Chọn KPI bạn muốn Xóa, chọn KPI bạn muốn Xóa -> Chọn nút 3 chấm -> Chọn Xóa -> Xác nhận Xóa -> Hoàn thành.

Để xóa được KPI, trạng thái của KPI đang là Kế hoạch.